Email Outreach: Todo lo que aprendí enviando más de 14.000 emails

¿Sabés lo que es es el email outreach?

También se lo conoce como cold outreach y si lo traducimos al castellano se le puede llamar “envío de emails en frío”.

Obtener respuestas de emails fríos (sin un previo contacto anterior) parece difícil.

¿Acaso lo es?

En este artículo quiero profundizar en este tema tan increíble porque te puede ayudar de muchísimas maneras:

• Te abre las puertas de nuevas y mejores oportunidades para conseguir enlaces que mejoren el SEO de tu web.
• Entenderás la importancia de generar relaciones dentro de tu rubro, no solo para tu SEO sino para el crecimiento de tu negocio en general.
• Sabrás cuales son las mejores maneras de hacer email outreach.
• Conocerás las mejores herramientas para enviar emails en frío.

Todo eso y mucho más en este post sumamente completo que logro hacer desde mi experiencia personal de haber mandado más de 200 campañas y haber enviado más de 14.000 emails en total.

¡Vamos a empezar porque hay mucho para repasar!

¿Qué es el email outreach?

Se conoce al email outreach como la técnica de enviar emails masivamente a distintas personas o negocios con el fin de obtener una respuesta por parte de ellos.

Por lo tanto enviar emails en frío significa: estar en la búsqueda de oportunidades.

Yo personalmente como consultor SEO puedo estar en búsqueda de oportunidades para:

• Conocer feedback de mis artículos
• Darme a conocer con otros profesionales
• Tratar de conseguir backlinks hacia mi web

Enviar mails masivos le puede servir a todo tipo de personas en general. Desde a un emprendedor para dar a conocer su proyecto y también incluso a alguien que esté desempleado para poder mandar su curriculum a diversas empresas que puedan estar interesadas.

El email outreach no es para un segmento de público especifico.

Según estudios recientes, de 12 millones de emails enviados masivamente solo el 8.5% de los emails obtienen una respuesta.

Bajo esta conclusión nos preguntamos: ¿vale la pena hacer outreach?

Mi respuesta es: si, vale la pena si es que lo haces de la manera correcta. El verdadero secreto está en aplicar las buenas prácticas a nuestra campaña.

No podemos enviar un email que parezca hecho por un robot, pero de eso hablaremos más adelante.

La importancia del contacto por correo electrónico

No.

El email marketing no ha muerto.

Está más vivo que nunca.

Contactarse con alguien mediante email es una de las maneras más eficientes de comunicación según diversos estudios.

Si comparamos email vs llamadas telefónicas queda demostrado que enviar emails tiene un mayor ROI (retorno de la inversión), es decir que también se convierte más, sea la acción que sea.

13 lecciones que aprendí enviando emails masivamente

Para enviar emails masivamente existen muchísimas buenas prácticas que tenemos que respetar.

¿Por que?

Por algunas razones bastante importantes.

Sobretodo:

• Para que no nos consideren como spam.
• Porque no queremos que esto sea una pérdida de tiempo, cada acción de email outreach debe tener un objetivo y ser “exitosa” por sí sola.

Debido a esto hay varios consejos que te puedo dar.

1. Saber a quienes les estás enviando los emails

Es muy importante que conozcamos a quienes le estamos enviando emails.

Cuanto más sepamos de esa persona, mejor.

A veces esto resulta bastante difícil por el hecho de que, justamente, la gracia de enviar emails masivos es poder personalizar el email pero no taaaaaan personalizado como para hablar específicamente de la persona.

Queda demostrado que cuanto más personalizable más se abren los emails y más se responden.

A veces, es importante enfocarse en el objetivo y no tanto en enviar la mayor cantidad de emails en el menor momento posible. La idea de estas acciones de outreach es que las mismas funcionen, y para eso hay que hacer lo que sea necesario.

2. Enviar emails que no parezcan masivos

¿Querés obtener una respuesta o quieres que te ignoren?

Este consejo es uno de esos tips que marcan la diferencia.

La persona que recibe el email tiene que pensar que ese email es solamente para el. Necesita haber mucha personalización.

Así de sencillo.

Existen determinados “templates” que podemos usar según lo que queramos decirle a nuestros contactos.

Algunos de estos templates son malos, otros son muy buenos.

Más adelante los veremos en sumo detalle (y además, es la parte más entretenida de todas).

3. Emails breves, al grano y naturales

Hace poco me dí cuenta que los emails que más respondo son los que tienen un objetivo claro y que están hechos de manera simple.

Acá en Uruguay es común encontrar empresas que envían emails con una propuesta sumamente formal para conseguir una alianza estratégica.

Esos son los emails que menos respondo.

Las personas queremos interactuar con personas, no con robots.

Es muy importante que tus campañas de cold outreach tengan un objetivo y que sean lo más naturales posible.

4. Incentivar la acción con un call to action

Los emails con menores resultados son los emails que no tienen un CTA o Call To Action que sea claro.

Cuantas veces has leído un “Quedo pendiente” o un “estoy a las ordenes por cualquier cosa que necesiten”.

Los emails así no generan interacción, no incentivan la respuesta del receptor.

Hay que enviar email outreach con CTA’s bien definidos.

Por ejemplo: “Tendrían tiempo esta semana para coordinar una llamada?” o aún más específico “Podríamos coordinar una llamada el próximo jueves a las 9:00 am para contarles un poco más sobre nuestro servicio?”

Esos son, específicamente algunos de los call to action que enviamos en mi agencia de marketing digital.

5. Interesarse por el negocio y los gustos de los potenciales leads

Estás enviando un email a un potencial prospecto y no puedes hablar solamente de vos. Esto se trata de ellos.

Hazle saber a ese contacto que quieres ayudarlo y que de verdad estas genuinamente interesado en establecer una relación.

Si es un posible cliente hacele saber que te interesa su negocio y ayudarlo a crecer.

Si es para agendar una reunión mostrale tu iniciativa y explora todo lo que sepas sobre su empresa en internet para que vea tu gran interés.

Hay que esforzarse para conseguir resultados.

6. Texto simple sin imágenes

Esto es un email outreach.

No es una campaña de mailing mostrando productos de un ecommerce.

Es un simple email escrito por una persona común y corriente que quiere contactarse con una empresa o persona de interés.

Es por eso que las imágenes no son recomendadas y además aumentan la chance de caer en la bandeja de spam.

RECOMENDADO:

• Guía para hacer SEO en un ecommerce

7. Evitar usar archivos adjuntos

¿Abrirías un archivo adjunto de un extraño?

Seguramente no.

Por eso no incluyas adjuntos a tu secuencia de outreach, además, tampoco es necesario.

8. Comprar listas no sirve

No compres listas de posibles prospectos porque lo único que estarás comprando es un listado de emails de pésima calidad sobre leads que no conoces ni que les interesa tu negocio o lo que tienes para ofrecer.

Trata de buscar y de enfocarte en los usuarios que sabes que pueden tener un real interés en lo que tienes para dar.

Esto además ayudará a que la personalización del email sea mucho mas eficaz ya que tienes algún dato de ese contacto. Donde trabaja, a qué se dedica o en que país vive son algunos datos que pueden servir.

Las listas de email marketing se trabajan, no se compran.

¿Cómo trabajar una lista de email marketing? Usando lead magnets y ofreciendo valor.

9. No uses código HTML

Un email simple no requiere del uso de HTML.

Muchos emails diseñados con código pueden ser malinterpretados por los servicios de mensajería y puede que:

• Sean tomados como spam
• El código HTML se rompa y no se pueda visualizar tu correo

10. No la compliques, es muy innecesario

Como ya habrás visto y como lo he repetido un millón de veces en este post: envía emails simples.

Ser honesto, humano y simple son los valores que los usuarios que reciben este tipo de emails más abren y con los que más se interactua.

11. Los outreach que fracasan son los que no usan follow up

Una de las lecciones más importantes que debes entender sobre el envío de emails en frío es que: no nos podemos rendir simplemente con el envío de 1 solo email.

Necesitamos hacer follow ups.

¿Qué son los follow ups?

Los follow ups son emails que se envían posterior al primer email de manera automática con el fin de incentivar la respuesta del lead.

Por experiencia propia se que el segundo email es igual de importante que el primero.

Muchas veces los que no me respondieron el primer correo electrónico sí lo hicieron gracias al segundo.

Ejemplo de un primer email:

Ejemplo de un segundo email (follow up):

¿Qué tienen de maravilloso estos emails?

Muchas cosas de las que vimos.

Son emails simples, entendibles y humanos que incentivan a la acción.

En el primer email le pregunto a los leads si podemos coordinar una llamada para la semana que viene y les establezco un horario y tiempo.

Si el lead está interesado pero no puede en ese horario me lo va a hacer saber. Si no está interesado me responderá que no le interesa, pero por lo menos provoco la respuesta.

El follow up (segundo email) sirve para recordarle al lead lo hablado anteriormente. Generalmente lo suelo enviar una semana después del primer email.

Con estos 2 emails he obtenido muy buenos resultados, tanto en tasa de apertura como en tasa de respuesta.

12. Usar asuntos que den resultados

Me imagino que ya conocerás el poder que tiene la personalización para los contenidos de un email… bueno, la personalización también tiene un gran poder para la creación de asuntos.

El asunto de un email es una de las grandes razones por las que tu email será abierto, es por eso que necesitamos encontrar los mejores subjects.

Algunos asuntos que me gusta utilizar:

¿Qué tienen de especial esos asuntos?

• Están personalizados ya sea con el nombre de la empresa o con el nombre de la persona.
• Son asuntos que van al grano.
• Generan intriga en el que lo recibe.

Como ven, no es nada complicado. Son simples y efectivos, eso es lo que importa.

13. Enviar tu campaña en el momento adecuado

El horario ideal para tu campaña de email outreach dependerá de tu negocio, de la empresa o persona que contactes y de muchos otros factores.

Lo importante de todo esto es poder testear cuales son los horarios que dan mejores resultados.

Está comprobado que ciertos emails funcionan mejor en las primeras horas del día y también sobre la noche.

Es cuestión de testear.

Particularmente a mí, me han funcionado mejor los emails enviados en horario de oficina y generalmente sobre la tarde/noche.

Según estudios, se ha resuelto que uno de los mejores días para enviar campañas es el miércoles y que el peor día es el sábado.

Las mejores herramientas para encontrar emails de empresas y potenciales clientes

Ya hablamos tooooooodo sobre las mejores prácticas para mandar emails y conseguir clientes/enlaces gracias a los mismos.

Ahora pasemos a discutir cuales son las mejores plataformas para encontrar emails de forma masiva

1. FindThatLead

FindThatLead es un software enfocado en conseguir leads B2B.

Cuenta con algunos elementos que veremos comúnmente en todas estas herramientas:

• Verificador de emails masivo
• Búsqueda de leads y dominios
• Creador de campañas para enviar tus campañas a esos leads que encontraste

Esta plataforma tiene el paquete completo:

• Podrás buscar lideres de tu industria mediante su buscador de emails.
• Verificar esos emails para comprobar si son válidos, es decir, si tu campaña no rebota debido a que son emails obsoletos.
• Encontrar leads según su cargo, ubicación y otros elementos.
• Correr tus campañas de email outreach.
• Incluso puedes escanear tu agenda de contactos para encontrar sus correos.

Lo tiene todo.

Fue una de las herramientas que me generó buenas impresiones, pero mis preferidas son las siguientes dos herramientas.

Además con la extensión de Google Chrome de FTL podrás encontrar emails en Twitter, Linkedin y dominios. (Esta extensión es gratuita aunque tiene un uso limitado).

Precio de FindThatLead: Tiene diversos planes. El primero es gratuito y puedes gastar hasta 50 créditos. El plan Tiny está solo disponible para pagos anuales y una vez estás registrado dentro de tu dashboard.

Posteriormente tenes el plan más recomendado que el Growth y el Start Up.

Aunque hay un plan superior que se llama Suite que ofrece 30 mil créditos y que cuesta 399 dólares.

2. Hunter.io

La herramienta más sencilla y práctica para encontrar emails es Hunter.io.

Al igual que FTL esta herramienta tiene una extensión de Chrome sumamente útil para encontrar leads de forma rápida.

Esta extensión cuenta con más de 300.000 usuarios.

También, al igual que con FindThatLead el uso de los créditos es limitado.

¿Qué tiene Hunter que hace que tanta gente lo use?

Probablemente su simpleza y lo eficaz que es para encontrar leads.

Con solo crear tu cuenta ya podrás buscar todos los correos que quieras (a menos que tengas el plan gratis).

Precio de Hunter.io

Los precios varían según el plan que necesites. Hay una opción gratuita que te puede servir aunque generalmente se queda muy corta por ser tan limitada.

3. Snov.io

Snov.io es una de las herramienta que más he estado usando últimamente. La encontré y probé gracias a que apareció en Appsumo, uno de los sitios web que más amo.

Usando Snov.io también podrás encontrar emails con su práctica extensión de Chrome.

Esta extensión está optimizada especialmente para buscar contactos en Linkedin.

Acá vemos como con su extensión puedo encontrar contactos, buscar sus mails y añadirlos automáticamente a la plataforma.

Más adelante hablaremos de las ventajas de Snov.io frente a algunos de sus competidores.

Su precio va desde los 39 dólares con 1000 créditos hasta los 738 dólares con 100 mil, distribuidos en 5 planes: S, M, L, XL, XXL

RECOMENDADO:

• Todas las mejores herramientas de SEO (Listado completo)
• Tutorial de Ahrefs

Las mejores herramientas para enviar campañas de email outreach

Ahora que ya repasamos las mejores herramientas para encontrar y validar emails es hora de enviar nuestras campañas.

Estas son las tres mejores herramientas que probé y evalué a la hora de:

• Enviar emails masivamente
• Trackear tus campañas
• Optimizar fácilmente con testeos a/b

1. Mailshake

Mailshake es probablemente una de las mejores alternativas disponibles para el envío masivo de emails con el fin de conseguir enlaces, clientes y hacer networking.

¿Por que?

Porque tiene muchísimas ventajas. Entre estas ventajas se encuentra el hecho de que es una plataforma sumamente sencilla de usar con una interfaz extremadamente amigable.

De verdad, usarla es muy fácil y tiene todas las facilidades que uno espera en este tipo de herramientas.

Una de las claves de su éxito es que se limita a hacer lo que promete: enviar emails a empresas o personas de la manera más sencilla y rápida posible.

Otra de sus maravillosas funcionalidades es que podemos hacer un fácil trackeo de los clics, aperturas y respuestas.

(Hago copy-paste de una imagen que encontré en Google porque cancelé mi cuenta de Mailshake hace muy poco después de haberla usado durante 1 año y medio)

A pesar de que para mí es una de las herramientas más espectaculares que he usado dentro del mundo del marketing digital (porque también cuentan con una gran comunidad y soporte) decidí cambiar de herramienta para enviar emails.

Me pasé a Snov.io.

2. Snov.io

Esta herramienta sentí que podía ser la alternativa de Mailshake que necesitaba por el simple hecho de que no solo puedes enviar emails sino que también puedo encontrarlos.

Todo esto provocó que haya cambiado mi estrategia y utilice en la misma solamente esta plataforma.

Contaré un poco más de todas las herramientas que puedes encontrar en Snov.io

Creando una campaña de mailing masivo

Buscador de emails mediante el dominio

Una herramienta típica de estos softwares. Solo tienes que ingresar el dominio del que quieres conseguir un email y listo, te saldrá una lista completa de todos los que ha podido encontrar:

Buscar emails masivos

¿Tienes una lista de dominio de la que quieres conseguir todos los emails de una forma sumamente rápida?

No te preocupes, con el Bulk Domain Search vas a poder hacerlo.

Búsqueda de emails por filtrado avanzado

Podemos conseguir emails de empresas según su país, sector y mucho más

Gmail Tracker

Con esta extensión de Chrome que ofrecen podemos saber cuando un lead abre nuestros emails y links de una manera mucho más rápida.

¿Acaso no es genial?

Si que lo es.

3. Reply.io

Reply.io es otra herramienta que puede servirte al igual que las anteriores.

Desde mi punto de vista esta herramienta tiene un enfoque mucho más empresarial.

Ideal para equipos de ventas, elaborar tareas y trackear objetivos de outreach.

Conclusiones

El email outreach es una herramienta fundamental para conseguir leads, clientes, potenciales colaboradores y alianzas. De eso no hay duda.

Lo que es necesario es hacer un buen uso del mismo.

Algo que no muchos hacen.

El buen outreach tiene grandes resultados.

Otra cosa, me parece importante resaltar que valoro muchísimo el tiempo que los emprendedores tenemos, para mí, el tiempo es oro. Es por eso que este post me lo tomo muy en serio y es necesario que te dé esta advertencia: pon en práctica tus campañas si es que de verdad pueden significar un antes y un después en tu negocio.

Prueba, practica y comprueba si es algo que de verdad vale la pena para tu rubro.